Au beau milieu de la tempête Covid-19, face au confinement et aux règles de distanciation, de nombreuses entreprises ont monté une cellule de crise, leur permettant de mieux affronter les déferlantes et d’éviter de nombreux écueils, en acceptant souvent le coût élevé.
Nous vous livrons ici quelques clés de séjour Supply Chain en mer agitée.
Les bulletins météo … peuvent se tromper
Ces derniers mois, nous lisons un peu partout que, s’il y a un an, on nous avait décrit la situation actuelle, nous n’y aurions pas cru. Lors de notre précédent article, nous vous parlions de gestion des risques, et certains ont probablement pensé « oui, mais la Covid, on ne pouvait pas l’anticiper ».
En réalité, la majorité des problèmes rencontrés ces derniers mois étaient identifiés comme des risques, ou auraient pu l’être (défaillance fournisseur critique, effondrement d’un marché local, absentéisme…). Ceux qui ont le mieux traversé cette période, au sein d’un secteur, sont souvent ceux qui étaient préparés à affronter chacun de ces risques, individuellement.
Ce qui était moins anticipable, c’était le cumul de tous ces risques sur la même période. Mais rappelez-vous notre premier article : ce n’est pas parce qu’un risque est peu probable qu’il ne faut pas le suivre, et savoir comment réagir s’il survient. Être préparé à traverser une averse (réduction de la probabilité d’un incident peu grave mais fortement probable), et connaître les manœuvres en cas de tempête (réduction de la gravité d’un incident peu probable), cela fait partie intégrante d’une démarche d’atténuation des risques.
Au milieu de la tempête, savoir réagir vite et bien
De nombreuses entreprises savent traverser les averses, ces petits problèmes que l’on rencontre de manière récurrente. Mais celles ayant défini les actions en cas de tempête sont moins nombreuses. Voici quelques principes de navigation en conditions d’urgence :
- Mobiliser les bonnes personnes : pour cela, il est important d’avoir identifié en amont les rôles clés et qui dans l’équipage peut les tenir, et de les avoir informés et formés pour être réactifs. Il ne sert à rien de faire contribuer tous les passagers à la gestion de crise mais il n’est pas non plus cohérent de vous lancer seul à la barre alors que la tempête pourrait durer. Il est essentiel de trouver les bonnes personnes et le bon niveau de mobilisation. Les compétences peuvent différer entre les équipiers qui n’ont que des expériences de mer calme et ceux qui ont traversé des tempêtes : rapidité, gestion du stress, créativité, …
- Tenir le cap : savoir où l’on est (démarrer par un diagnostic de la situation, identifier et qualifier la dérive par des indicateurs clairs) et où l’on veut aller (objectif clair de la cellule de crise) permet de prendre des décisions rapides et éclairées. Que vous choisissiez d’affronter la tempête ou acceptiez la dérive, il restera essentiel de suivre en permanence votre écart au cap pour potentiellement déclencher de nouvelles actions.
- Appliquer les procédures d’urgence : des processus peuvent être définis et partagés aux équipes en amont de toute crise, permettant une grande réactivité. L’adaptation au contexte spécifique sera effectuée par l’équipe mobilisée.
- Se coordonner : en particulier en pleine tempête, il est essentiel de savoir qui peut prendre quelle décision, à qui s’adresser en cas de doute, mais aussi de coordonner régulièrement l’équipe pour s’assurer que tout ce qui doit être fait est couvert et que l’on avance bien dans la bonne direction.
- Communiquer (très fréquemment) : avoir défini des lignes directrices pour toute communication de crise, en interne (rassurer vos salariés, leur rappeler les procédures à suivre) et en externe (demander de l’aide ou alerter en cas de besoin, suffisamment tôt pour ne pas entrainer votre partenaire dans une tempête qui vous noierait ensemble).
Bien sûr, une cellule de crise non anticipée devrait donner des résultats, mais ils s’avèreront souvent coûteux financièrement et pour vos équipes. La définition en amont des manœuvres de tempête vous permettra d’agir rapidement et efficacement.
Poursuivre l’aventure en toute sécurité
Ces derniers mois nous aurons appris à être mieux préparés. Ils nous auront révélé les failles de nos organisations, mais aussi leurs forces, leurs capacités à réagir, à se mobiliser.
Les crises économiques, les tensions géopolitiques, les catastrophes naturelles de ces dernières années ne peuvent plus être considérées comme des événements à probabilité négligeable. Et il est temps pour toutes les entreprises de construire pour savoir y réagir avec plus de sérénité.
Nous vous invitons à visionner notre webinaire du mardi 22 septembre 2020, sur le thème « Maîtriser les risques sur les opérations et gérer les crises : comment se préparer pour éviter les crises ? Comment gérer une situation de crise ? ». Intervenants : Bernard CHASSAC, Directeur de la Cellule de Crise logistique, Ministère des Solidarités et de la Santé et Jean-Pascal CHICHMANIAN, Directeur Associé, Groupe Citwell.
Emilie MEOT, Manager, groupe Citwell.
