La gestion des stocks est un vrai casse-tête pour les responsables logistiques opérant dans des petites surfaces. Et pourtant, des solutions existent aujourd’hui pour optimiser son stock et garantir un niveau de service optimal. Mais avant d’entamer toute réorganisation, une étape est clé : avoir une bonne connaissance de son stock et de son espace. Des solutions peuvent ensuite être mises en place pour tous types d’activités ou de budgets. La négociation fournisseurs, la revue des seuils, le nettoyage des stocks, la sélection du matériel, constituent de nombreux leviers d’optimisation de l’espace, au service de la performance de l’entreprise.
La gestion des stocks est un des éléments clés de la performance d’une entreprise, qui permet de garantir le service au client en protégeant l’entreprise des aléas. Pour piloter au mieux cette gestion de stock, les indicateurs principaux de tout gestionnaire de stock incluent les niveaux de couverture, les coûts, les taux de disponibilité (ou de rupture ou de service) et les coûts de destruction.
Au-delà des coûts de stockage, les tailles de lots fournisseurs, la largeur de la gamme de produits proposés, la multiplication des références pour des actions de promotion rendent également la gestion de stock difficile, d’autant plus lorsque l’entreprise fait face à une contrainte d’espace. Cette contrainte est particulièrement présente pour les magasins dans le Retail, les PUI (pharmacies hospitalières) ou les entrepôts de certaines PME par exemple. Ces entreprises font alors face à cette problématique : comment assurer un niveau de service optimal quand l’espace ne permet pas de stocker plus de quelques jours de couverture ou seulement sur une partie de l’assortiment ?
Des solutions d’optimisation des espaces réduits existent. Elles impliquent avant tout de connaître ses produits, ses espaces et ses contraintes externes. Une fois ces éléments recensés et analysés, des actions de négociation auprès de fournisseurs, de réaménagement des espaces ou de revue des équipements permettront de gagner en niveau de service sans devoir engager de frais pour agrandir les surfaces. Avant d’engager toute réflexion sur des actions d’optimisation, il faut d’abord s’assurer de maitriser les éléments impactants :
Analyser son stock et son environnement
Analyser ses consommations
La première étape consiste à identifier les articles les plus vendus, ceux qui coûtent le plus cher, ceux qui ne se vendent pas et qui encombrent… Le recours à une analyse « ABC » des valeurs de ventes (principe de Pareto) permet de catégoriser ses articles selon leur valeur ajoutée au chiffre d’affaires. De la même manière, une analyse dite « XYZ » de la fréquence de sortie ou de la variabilité des sorties complète cette vision. Ces analyses permettront d’adapter dans un 2ème temps ses approvisionnements.
Maîtriser les attributs
L’identification des attributs du stock permettra d’identifier et de dimensionner les supports de stockage nécessaires (frigo, étagères, transtockeurs…). Il convient donc de :
- Référencer les dimensions (et poids) de ses produits dans leurs différents conditionnements afin d’être en mesure de les comparer aux dimensions de son espace et de ses outils de stockage ;
- Identifier les contraintes de stockage des produits (température de conservation, packaging, contraintes d’empilement…)
- Connaître les modalités de sortie des produits (palettes complètes, colis, unités, mode de gestion FIFO, FEFO, LIFO…)
Connaître son espace
Afin de connaître son espace disponible, il faut identifier la disposition du lieu de stockage, mesurer les surfaces et identifier les contraintes architecturales (murs porteurs, résistance de la dalle, poteaux, RIA…). Une modélisation simple des espaces (sur Excel ou Visio par exemple) permet d’envisager différents scénarios sans recourir à des outils plus fins mais souvent plus chers et plus techniques.
Une fois son espace analysé, il est utile de visualiser ses flux de circulations. Selon les activités et les espaces plusieurs acteurs peuvent être amenés à circuler dans les locaux : manutentionnaires, chauffeurs, patients, visiteurs… L’identification des chemins de passage (entrée, sortie, croisement) associée aux fréquences de circulation permettra d’identifier les aménagements optimaux pour réduire les dérangements et les déplacements. Des outils simples comme les « diagrammes spaghetti » ou les VSM donnent des éléments d’analyse intéressants. Il est important, à ce stade, de bien connaître ses outils de manutentions (transpalettes, gerbeurs…) car ils impactent fortement l’utilisation de l’espace, la largeur d’allée, les ouvertures.
Connaître ses contraintes
La typologie des produits et des espaces implique des contraintes sur les équipements et aménagements. Le stockage de produits dangereux nécessite des armoires spécifiques, le stockage de produits narcotiques nécessite des armoires sécurisées… Des contraintes réglementaires existent aussi qui devront être prises en compte : aération, évacuation, sécurité incendie, sécurisation…
Au-delà de contraintes réglementaires, il est important d’envisager aussi l’ergonomie et les impacts sur les utilisateurs de l’espace. Une consultation des équipes terrain permet d’identifier les problématiques rencontrées fréquemment et d’envisager les solutions adaptées en termes d’aménagement et d’équipement.
Ces différentes contraintes devront être prises en compte dans l’aménagement et la formation des équipes.
Une fois les différentes actions de collecte de données et de modélisation accomplies, différentes actions sont possibles. Ces actions peuvent être activées en parallèle ou de manière sélective.
Travailler avec ses fournisseurs
Les contrats négociés avec les fournisseurs décrivent généralement un délai d’approvisionnement, une quantité minimale et des multiples de commande et un coût d’achat, parfois dégressif incluant ou non les frais de distribution. Ces éléments du contrat peuvent être négociés avec le fournisseur.
La réduction du minimum de commandes contractuel permet de passer des commandes plus fréquemment, dans des quantités plus réduites et permet ainsi de réduire le niveau de stock moyen nécessaire en magasin pour assurer le niveau de service cible. En outre, une négociation sur l’OTIF (On Time In Full) de livraison peut permettre de réduire la variabilité et ainsi le niveau de stock de sécurité nécessaire.
En cas de fabrication en interne, les ajustements seront réalisés sur les tailles de lot de production pour des impacts similaires.
Ces négociations devront être envisagées différemment selon que l’on s’approvisionne auprès d’un fournisseur unique (ex : plateforme d’achat) ou de plusieurs fournisseurs, la mutualisation des volumes facilitant le pouvoir de négociation. Dans le cas d’approvisionnement auprès de plusieurs fournisseurs, une analyse ABC sur les fournisseurs permettra d’identifier les fournisseurs sur lesquels le gain de stock potentiel est le plus important, les efforts de négociation pourront donc être concentrés sur ces quelques fournisseurs de classe A.
Revoir ses seuils d’approvisionnement
En parallèle de la négociation avec ses fournisseurs, il est important de revoir régulièrement ses paramètres d’approvisionnement. Selon le temps disponible et les budgets, plusieurs options sont possibles :
La révision des seuils
L’analyse des fréquences et volumes de consommation permet d’adapter les stratégies d’approvisionnement à sa typologie de produits. Les produits de classe A (les produits à plus forte valeur et/ou vendu dans les quantités les plus importantes) demandent plus de finesse dans l’approvisionnement que les produits de classe C (peu de valeur et/ou peu de volume). Des cycles de réapprovisionnement plus courts (approvisionnements plus fréquents de quantité plus faible) sont à prévoir et les seuils de recomplètement du stock doivent être ajustés afin de concentrer les efforts sur les produits à plus forte valeur ajoutée. A l’inverse, des produits de classe C pourront être approvisionnés moins fréquemment pour maintenir une couverture de stock comparable. En complément de ces seuils, le stock de sécurité doit être révisé afin d’ajuster les niveaux de stocks aux aléas de consommation ou de livraison.
Le cycle de vie du produit (lancement, maturité, fin de vie) doit être suivi afin d’identifier les articles pour lesquels des évolutions de consommation importantes sont à prévoir et ajuster les paramètres d’approvisionnement pour éviter les ruptures ou les surstocks.
La mise en place de DDMRP
Le Demand Driven est une méthodologie qui permet un pilotage de la Supply Chain grâce au positionnement de « buffers » (stocks pilotés) à des endroits stratégiques. Ces buffers sont pilotés en flux tirés sur la base de la demande client, grâce à un mode de calcul intelligent et visuel qui prend en compte la variabilité de la demande et de l’approvisionnement, ainsi que les délais.
L’application de la méthodologie Demand Driven apporte plusieurs avantages significatifs, notamment sur le pilotage des stocks. La mise en place de buffers de stock aux points clés de la chaîne permet d’éviter les surstocks générés par une tendance naturelle à vouloir se couvrir des retards. Dans la méthodologie DDMRP, la gestion de stock par le dimensionnement des buffers intègre un système de mise à jour dynamique des paramètres en fonction des évolutions de la consommation moyenne journalière (CMJ). Le DDMRP permet aussi de faciliter l’atteinte des minimums de commande par fournisseur. La mise en place de Demand Driven peut nécessiter une mise en place plus longue et des investissements initiaux plus importants mais les ROI démontrés en font une solution d’avenir.
Organiser son espace
L’organisation de l’espace de stockage, si elle ne permet pas de réduire les niveaux de stock permet en revanche d’augmenter le volume de stockage disponible, d’optimiser les déplacements et de réduire les délais de mise à disposition des produits.
Grace à la connaissance des produits et des espaces, l’attribution des zones de stockage aux bons produits est facilitée : les produits fréquemment utilisés pourront être positionnés au plus proche des sorties, tandis que les produits peu utilisés pourront être positionnés en hauteur et les produits lourds seront mis au plus proche des surfaces de préparation…
L’aménagement des espaces n’est pas aussi simple à mettre en place pour un entrepôt déjà occupé que pour un premier emménagement. Dans le cas d’un déménagement, il faudra étudier la possibilité de déménagement en dehors des horaires d’activités ou d’un déménagement progressif par zones.
Faire le ménage dans ses stocks à très faible rotation
L’analyse de la composition du stock (ABC-XYZ) permet d’identifier les produits à faible rotation. Ces produits encombrent l’espace, génèrent des coûts d’immobilisation et peuvent mettre durablement en difficulté la gestion du stock s’ils ne sont pas identifiés et traités. Dans les cas de stock périssable, on encourt le risque de coûts de destruction importants, en plus du manque à gagner engendré par la fin de vie des produits. Pour identifier les actions à mettre en place sur ces articles, des analyses quantitatives plus poussées sont nécessaires, impliquant parfois des équipes externes à la logistique (commercial, marketing, bureau d’étude, contrôle de gestion). Une fois ces analyses réalisées, on pourra décider des actions à mettre en place : déstockage, don ou mise au rebut, mise en avant commerciale (ex : promotions, modification des canaux de vente…), utilisation interne (ex : réutilisation des produits dans les futures conception)
En complément, une réflexion doit être menée pour étudier la place de ces produits dans le catalogue et envisager de les retirer de la vente afin de ne pas courir le risque de devoir répéter ces actions trop régulièrement.
Une autre façon de gérer les produits à moins forte rotation peut consister à les stocker plus loin des espaces de ventes. Le recours à du stockage de débord (interne ou externe) permet de réserver l’espace pour les produits dont les ventes sont plus régulières. Il est alors acceptable de faire des transferts de stock entre les espaces de stockage pour des produits dont les fréquences de sortie sont plus erratiques. On peut aussi envisager pour ces produits de stocker l’intégralité du stock en externe ou de conserver quelques jours de couverture dans le stock rapproché et le reste dans le 2ème espace.
Etudier les équipements
Au-delà des choix de disposition des catégories de produits, des solutions d’aménagement, pas toujours onéreuses, existent pour maximiser l’utilisation de son espace.
Une première piste à exploiter très souvent négligée est la hauteur du local. L’intégralité de la hauteur disponible est-elle exploitée et bien exploitée ? Par exemple, dans un local de 3m de hauteur de plafond dans lequel les étagères ne font qu’1,5 m pour des questions d’ergonomie, une place importante est perdue qui pourrait être exploitée avec des aménagements simples des produits à faible rotation ou des stocks de réserve. Un autre exemple souvent rencontré est le stockage de palettes de 1m de hauteur dans des emplacements de 2m, une adaptation des emplacements pour coller au profil des supports peut apporter des gains de place importants.
Dans le cas d’espace avec une forte hauteur de plafond, le recours à une tour de stockage permet de maximiser l’utilisation de cet espace et permet aussi de répondre à des contraintes d’ergonomie en évitant à l’utilisateur de devoir accéder aux étages plus haut (attention toutefois à la productivité). Une autre option peut être le recours à une mezzanine sur tout ou partie de l’entrepôt si la hauteur de plafond et les conditions de manutention le permettent.
Si la hauteur de plafond ne permet pas le recours à ces solutions, l’utilisation d’étagères mobiles (étagères à manivelle) permet de densifier le stockage tout en conservant les espaces de circulation.
Des options nécessitant des investissements plus importants existent aussi au travers de solutions d’automatisation. Les espaces de stockage peuvent être encore plus densifiés s’ils ne nécessitent pas de laisser des passages de circulation aux utilisateurs. La mise en place de transtockeurs ou de solutions comme le Skypod (solution de préparation de commande au détail) ou l’Autostore (solution de stockage et de préparation de commandes compacte de type « Goods-to-Person ») offrant une très forte densité permet ce type d’optimisation mais nécessite des études poussées pour choisir la technologie la plus adaptée et évaluer la pertinence économique d’un tel projet.
Les solutions pour gérer un espace de stockage contraint sont finalement assez proches de celles utilisées pour gérer de grands entrepôts, la différence réside principalement dans l’échelle des chantiers à mettre en place. Le choix des actions s’appuiera sur un calcul de ROI (retour sur investissement) qui permettra de sélectionner les solutions les plus pertinentes.
Cécile Naegelen, Consultante senior et Maxence Chrétien Manager, Groupe Citwell
