Bien que parfois décriée, la promotion reste un levier important des entreprises du secteur de la distribution pour attirer la clientèle en magasin et/ou écouler du surstock.
D’un point de vue Supply Chain la promotion est surtout une source de perturbation (augmentation des ventes, cannibalisation, modification du flux de distribution, …) et donc de risque sur les niveaux stocks, c’est pourquoi les processus de prévision et d’approvisionnement doivent obligatoirement l’intégrer pour en atténuer les conséquences négatives.
Le problème est que cette tâche est complexe et consommatrice de temps pour les équipes (par exemple chez un de nos clients, le service approvisionnement de 5 personnes- passait entre 3 et 4 jours par semaine à préparer les promotions pour la semaine ou le mois suivant).
Dans ce cadre, comment les outils Supply Chain (que ce soit un APS ou un module d’approvisionnement d’un ERP) peuvent aider à optimiser le processus de gestion des promotions ? Quelles fonctionnalités un approvisionneur ou un prévisionniste est-il en droit d’attendre de ces outils ?
Corriger les prévisions
La promotion a plusieurs effets sur les ventes produits :
- Durant la promotion, elle augmente les ventes des produits en promotion (effet promotion), mais réduit celles des produits substituables ne faisant pas partie de la promotion (effet de cannibalisation)
- Avant et après la promotion, elle contracte les ventes des produits en promotion, certains consommateurs ne profitant des promotions que pour anticiper/repousser un achat qu’ils auraient de toute façon réalisé.
Que doit faire l’outil ?
- Prendre en compte l’effet promotion en permettant à l’approvisionneur ou au prévisionniste de renseigner pour les articles concernés une quantité ou un pourcentage de ventes supplémentaires sur la période de la promotion.
- Considérer l’effet de cannibalisation en faisant dans un premier temps le lien entre les articles en promotion et ceux hors promotion, puis en pondérant les prévisions de ces derniers pour tenir compte de l’impact négatif de la promotion sur leurs ventes.
- Corriger automatiquement les historiques de vente des articles. En effet, si elle n’est pas saisonnière, la promotion « pollue » les historiques de ventes ce qui conduit à surévaluer les prévisions (pour les articles qui étaient en promotion) ou à les sous-évaluer (articles hors promotion)
Ici nous avons plusieurs possibilités :
- Le système identifie clairement les ventes issues de la promotion et les exclut de l’historique (par exemple en considérant l’utilisation ou non de bons de réductions). Ce cas reste toutefois marginal.
- Le système supprime toutes les valeurs supérieures ou inférieures à des bornes prédéfinies (par exemple : Ventes moyenne + X*l’écart-type)
- Le système réduit ou augmente de X% l’historique des articles, ce pourcentage correspondant à l’augmentation des ventes qui avaient été identifiée comme liées à la promotion (si la prévision de l’article A a été augmenté de 10% pour la période 1, l’historique de vente sur cette même période sera réduite de 10%)
Répartir les quantités entre les points de vente
- soit par les approvisionneurs, qui demandent ou non aux magasins de valider les quantités
- soit par les magasins eux-mêmes qui s’engagent sur une quantité qui est ensuite validées par le service approvisionnement
Que doit faire l’outil ?
- Calculer la quantité à répartir entre les magasins en tenant compte des spécificités de chaque magasin : chiffre d’affaires global, poids de la famille produit en promotion dans le chiffre d’affaires, existence de concurrents dans la zone de chalandise, existence de commerces liés, …
- Gérer les échanges d’information entre les magasins et le service approvisionnement via un portail internet
Orienter automatiquement les commandes
Que doit faire l’outil ?
- Identifier automatiquement l’entrepôt de débord comme adresse de livraison pour les commandes promotionnelles, non seulement pour sécuriser la livraison par le fournisseur, mais également pour gérer au mieux le lissage de la charge prévisionnelle en réception et donc la mise en stock
Gérer les pénuries
Que doit faire l’outil ?
- Alerter l’approvisionneur d’une surconsommation par rapport au prévisionnel. Le système doit donc pouvoir comparer les ventes prévisionnelles et le réalisé sur des périodes courtes (la journée ou la semaine), mais aussi de moduler le seuil de déclenchement de l’alerte de manière à éviter les seuils trop bas (qui multiplient les alertes et les rendent impossibles à traiter) ou trop hauts (ne déclenchant aucune alerte)
- Intégrer des règles de gestion automatique de la pénurie (qui ne sont pas nécessairement différentes de celles définies pour le flux hors promotion). Nous retrouvons souvent les règles ci-dessous :
- – Premier arrivé premier servi,- Répartition homogène des quantités entre les magasins,- Répartition par quotas en fonction du chiffre d’affaire (le magasin représentant X % du CA reçoit X % de la quantité en stock),- Répartition par quotas en fonction du besoin exprimé.Ceux ne sont que quelques-unes des fonctionnalités spécifiques aux promotions que nous avons pu rencontrer dans certains outils. Il est important de les avoir en tête lors de la rédaction d’un cahier des charges adressé aux éditeurs ainsi qu’au moment de l’analyse de leurs réponses
