Climat des affaires en berne, pressions concurrentielles en croissance, renforcement des contraintes réglementaires, le contexte actuel impose aux entreprises une forte agilité, ainsi que la mise en œuvre d’une véritable dynamique d’amélioration de la performance.
Dans un tel contexte, les dirigeants d’entreprise sont de plus en plus exigeants vis-à-vis des systèmes d’informations : ils attendent toujours plus de réactivité face aux besoins des « métiers », et surtout une meilleure contribution des systèmes à la création de valeur dans l’entreprise. Pour ces raisons, il est essentiel de construire et de faire évoluer les systèmes d’information de manière à contribuer pleinement à l’atteinte des objectifs opérationnels. Cette tendance de fond place ainsi de plus en plus le système d’information au cœur des enjeux de l’entreprise : support de la stratégie, contributeur à l’amélioration de la performance, à la réduction des coûts et à la maîtrise des risques.
Définir des objectifs «business » mesurables
Un projet Système d’Information, quelque soit son domaine d’application (CRM, ERP, APS, WMS) doit avant tout être considéré comme un projet d’entreprise, et pas seulement comme un projet informatique. Ces projets doivent être portés par le « métier » et tirés par des objectifs mesurables, atteignables et partagés par les acteurs clés de l’entreprise.
Cela pourra être, par exemple : l’amélioration des taux de service, l’obtention de gains de productivité administrative, industrielle ou logistique, l’optimisation des niveaux de stocks, ou l’amélioration du BFR.
Mobiliser les « hommes »
Dans ce type de projet, il est important de ne pas fonctionner en « vase clos », mais de mobiliser l’ensemble des ressources à tous les niveaux de l’entreprise. Trois niveaux de gouvernance prioritaires doivent être actionnés :
- La direction générale, afin de mobiliser les ressources internes, arbitrer et valider les choix clés au fur et à mesure de l’avancement du projet,
- Un chef de projet dédié au projet, qui coordonne et anime les opérations, mais qui ne fait pas à la place des utilisateurs,
- Des utilisateurs, pilotes ou relais, qui sont les moteurs de la mise en œuvre pour leurs activités respectives et doivent disposer de la disponibilité suffisante pour mener à bien le projet.
Etre raisonnablement ambitieux
De nombreux projets d’évolutions des Systèmes d’Information échouent trop souvent du fait que les solutions choisies ne sont pas suffisamment adaptées aux possibilités de l’entreprise en matière de budget ou de fonctionnalités, que les acteurs n’ont accordé qu’une disponibilité ou un intérêt trop faible, ou encore parce que le périmètre initial du projet était trop large.
Certes, il faut profiter de la refonte des systèmes d’information pour faire mieux, et ne pas reconduire l’existant, mais il faut aussi demeurer raisonnable quant au périmètre du projet. Il est notamment essentiel de définir les processus et fonctionnalités prioritaires à mettre en place et ceux dont on peut se passer ou repousser à une phase ultérieure d’optimisation.
Anticiper le changement
Enfin, aussi paradoxal que cela puisse paraître, pour qu’un projet de Systèmes d’Information soit une réussite, il ne suffit pas que le paramétrage de la solution soit réussi. Il est en effet important que l’organisation soit prête à intégrer les nouveaux modes de fonctionnement qu’elle induit. Une véritable démarche d’accompagnement au changement, l’accompagnement des équipes, un plan de communication visant à faire adhérer l’ensemble des collaborateurs sont ici les facteurs clés de succès de ce type de projet de transformation. Il s’agit notamment d’aligner l’organisation et les processus opérationnels avec la solution, et d’anticiper les évolutions significatives dans les modes de fonctionnement futurs.
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